Аналіз обліково-статистичної роботи суду за перше півріччя 2012 рік

Аналіз стану обліково-статистичної роботи

в Іваничівському районному суді у першому півріччі 2012 року

Аналіз стану обліково-статистичної роботи проведено на виконання п. 3.5 постанови колегії територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області від 24.02.2012 року № 1/2, плану роботи Іваничівського районного суду на 2 квартал 2012 року та листа ТУ ДСА України в Волинській області від 20.06.2012 року № 1089/03-25.

У першому півріччі 2012 року за ведення статистичної роботи в суді відповідальні заступник керівника апарату суду Шумик І.С. та консультант суду Немеш Ю.С., які мають вищу юридичну освіту та стаж роботи за спеціальністю відповідно 5,5 років та 1 рік 10 місяців.

Консультант суду Немеш Ю.С. та головний спеціаліст з інформаційних технологій Крась А.А. з метою фахового навчання та удосконалення знань взяли участь в одноденному семінарському навчанні на тему «Підготовка та організація формування місцевими загальними судами відомчої звітності за перше півріччя 2012 року за допомогою «Д-3». Питання ведення загального та кадрового діловодства у місцевому загальному суді», проведеному 21.06.2012 р. територіальним управлінням ДСА України в Волинській області.

Крім того, Немеш Ю.С., 22 травня поточного року брала участь у семінарі щодо планування та виконання проектів «Покращення якості роботи суду через вивчення думки громадян», організований за підтримки Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) в рамках проекту «Справедливе правосуддя».

З метою фахового навчання та удосконалення знань секретарі судових засідань Кирилюк Л.М. та Киця Л.Ф. взяли участь у семінарі на тему: «Фіксування судового процесу технічними засобами», що відбувся у м. Луцьку 26 червня 2012 року.

З метою вдосконалення професійних навичок працівників суду 30.12.2011 року головою суду затверджено Програму виробничого навчання працівників суду на 2012 рік, які проводяться в останню п’ятницю кожного місяця. Тематика кожного із вказаних навчань включає: питання загального характеру, питання процесу, зміни та доповнення до чинного законодавства. За організацію та проведення навчань у першому півріччі 2012 року відповідала заступник керівника апарату Шумик І.С.

Працівники суду, відповідальні за ведення статистичної роботи, постійно працюють над рівнем самоосвіти, вивченням методичних рекомендацій та наказів ДСА України, які стосуються обліково-статистичної роботи, зокрема:

1) № 68 від 27.06.2006р. «Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» (із змінами і доповненнями, затвердженими наказом ДСА України від 26.09.2007 року №100);

2) № 72 від 25.07.2007р. „Про затвердження форм звітності про розгляд справ апеляційними і місцевими крім господарських судів та Інструкції щодо їх заповнення і подання ” (із змінами і доповненнями, затвердженими наказами ДСА України від 20.02.2008р. № 15, від 01.06.2009р. № 63, від 25.05.2011 № 95)

3) № 82 від 17.06.2010р. “Про затвердження форми звітності № 1-ОП „Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ та Інструкції щодо її заповнення ”;

4) № 51 від 29.04.09 «Про затвердження форми тимчасового статистичного звіту № 1-Л про розгляд загальними місцевими та апеляційними судами кримінальних справ за статтями 209, 209-1, 306 КК України та Інструкції щодо її заповнення» .

5)  № 32/04 від 18.03.04 року «Про затвердження форми статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, та Інструкції щодо її заповнення» (в редакції наказу ДСА України від 22.08.07 року № 27)

6) № 88 від 22.08.2007р. „Про затвердження форм звітності про стан судимості та склад засуджених ”.

Згідно вказаних інструкцій судом що півроку та щорічно відправляються звіти за формами 1, 2а, 2ц, 3, 4, 5. Крім того, щоквартально надсилаються звіти за формами 1-ОП та 1-Л.

Вищевказані форми звітів зберігаються у відповідних окремих справах, належним чином оформлені та підписані.

Визначальна роль в забезпеченні достовірності інформації, яка вноситься до статистичних звітів, відводиться правильному веденню первинного обліку.

З лютого 2012 року діловодство в суді ведеться за допомогою оновленої комп’ютерної програми – КП «Д-3».

Судом протягом першого кварталу 2012 року постійно проводиться робота по узагальненню проблемних питань, що виникають у зв’язку з некоректною роботою КП «Д-3». Так, протягом вказаного періоду було виявлено порушення номерації при присвоєнні документам вихідних номерів та зникнення в базі даних КП «Д-3» документів по справах. Дана інформація скеровувалася на адресу ДП «ІСС» для вжиття відповідних заходів. Необхідно зазначити, що якщо перша проблема була вирішена, то друга все ще залишається.

Реєстрація справ і матеріалів проводиться за допомогою КП «Д-3» згідно з індексами, що передбачені п.3.8 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді. Під час підготовки до звітного періоду було виявлено порушення присвоєння номерів провадження адміністративним справам, що надійшли та реєструвалися протягом першого півріччя 2012 року, та відповідно помилкового присвоєння адміністративним справам, що надійшли та були розглянуті у 2011 році номеру провадження за 2012 рік. В результаті чого, відповідальним працівником було складено довідку про причини помилок.

Усі судові справи та матеріали, що надходять до суду та підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, не пізніше наступного робочого дня передаються для реєстрації у відповідних обліково-стати стичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

Реєстраційні та контрольні журнали, передбачені номенклатурою суду, прошиті, скріплені печаткою суду та підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований, відповідно до вимог, встановлених п.1.12 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді на кожну заяву, скаргу, справу заводиться обліково-статистична картка. На цій ділянці роботи основним завданням відповідальних осіб є правильне і якісне заповнення картки. Проте, зустрічаються випадки неправильного та неповного внесенні інформації до обліково-статистичних карток секретарями суду, секретарями судових засідань та помічниками суддів. Найтиповішими помилками є: не заповнення інформації про причини перенесення розгляду справи, застосування запобіжного заходу, внесення окремих постанов. Стан організації роботи канцелярії суду за період з 01.01.2012 по 19.03.2012 року детально висвітлено в аналізі організації роботи канцелярії суду, проведеному керівником апарату суду у 1 кварталі 2012 року.

Відповідно до вимог п. 6.7 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та п. 3.133, п.3.198 Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів суддями Іваничівського районного суду, які розглядали справу, у всіх справах визначався їх номер рядка статистичного звіту, про що робиться відмітка у верхній частині першої сторінки обкладинки справи. Проте, мали місце випадки недодержання відповідальними особами вищевказаних вимог. В ході підготовки до складання відомчих звітів вказані недоліки було усунуто. Номер рядка статистичного звіту як правило, постійно вказується помічниками суддів у відповідній обліково-статистичній картці.

Крім того, помічниками суддів, відповідно до покладених посадовою інструкцією обов’язків, заповнюються картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи. В основному дані вказуються правильно, однак, зустрічалися випадки невнесення даних до картки, а саме відсутність будь-якого показника у пунктах 8, 9, 10, 12; відсутність показника у пунктах 18б та 18 в. Крім того, у 2 картках виявлено невідповідності показників матеріалам кримінальної справи. Вказані недоліки було усунуто під час обробки карток за допомогою КП «Д-3». Також зустрічаються випадки подання карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи без підписів відповідного судді, який перевірив картку, та особи, яка її склала. Тому, з метою вивчення стану та на виконання вимог пункту 6 постанови колегії ТУ ДСА України в Волинській області № 1/2 від 24.02.2012 року, п. 47 плану роботи Іваничівського районного суду Волинської області у 2 кварталі 2012 року заступником керівника апарату суду було проведено аналіз правильності заповнення картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, та відповідності закодованої в ній інформації матеріалам справи кримінальних справ, розглянутих у 1 кварталі 2012 року.

Щоквартально судом з ТУ ДСА України в Волинській області проводиться звірка повноти надходження карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальні справи, та талонів, які надсилались до ТУ на паперових носіях та вводились в КП «Д-3». Електронні посилки карток щомісячно надсилаються до територіального управління, по справах, рішення по яких набрали законної сили у відповідних звітних періодах, а також до апеляційного суду Волинської області по справах, які розглядались в апеляційній інстанції.

При запровадженні повної автоматизації судової статистики та автоматичного розрахунку всіх форм звітності, на нашу думку, вдасться уникнути помилок, забезпечити повноту та достовірність статистичних даних. Важливу роль при цьому має і систематичне поглиблення знань працівниками суду, підвищення рівня виконавської дисципліни та самоорганізації.

З огляду на вищевикладене, з метою належної організації обліково-статистичної роботи необхідно:

суддям Іваничівського районного суду продовжувати зазначати на обкладинці кожної справи номер рядка статистичного звіту;

помічникам суддів заповнювати картки на особу, щодо якої розглянуто кримінальні справи, у відповідності до обвинувального висновку та вироку суду та правильно і повно вносити інформацію до обліково-статистичних карток;

секретарям судових засідань, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, своєчасно та в належному стані здавати судові справи до канцелярії суду, правильно і повно вносити інформацію до обліково-статистичних карток;

секретарям суду зосередити увагу на первинній реєстрації та обліку справ та матеріалів, які надішли до суду, на якісному та вчасному заповненні обліково-статистичних карток;

старшому секретареві суду щоквартально здійснювати перевірку щодо відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи, посилити контроль за виконанням працівниками канцелярії функціональних обов’язків;

працівникам апарату суду постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти та детально опрацьовувати функції КП «Д-3» - у разі виявлення помилок, повідомляти головного спеціаліста з інформаційних технологій для ужиття відповідних заходів.