Аналіз обліково-статистичної роботи суду за перше півріччя 2016 року

Аналіз стану обліково-статистичної роботи

в Іваничівському районному суді  Волинської області у 1 півріччі 2016 року

Аналіз стану обліково-статистичної роботи проведено на виконання п. 3.5 постанови колегії територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області від 24.02.2012 року № 1/2, плану роботи Іваничівського районного суду на 2 квартал 2016 року та листа ТУ ДСА України в Волинській області від 24.06.2016 року № 1336/03-25.

Обліково-статистична робота в суду ведеться відповідно до  «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах  областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ» затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, із змінами та доповненнями, затвердженого рішенням Ради суддів України від  02.04.2015 № 25 та погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 02.04.2015 № 45.

Діловодство в Іваничівському районному судді Волинської області ведеться за допомогою КП «Д-3», відповідно і реєстрація та облік інформації ведуться автоматизовано.

В Іваничівському районному суді Волинської області обов’язок по обліку справ, реєстрація їх у відповідних ОСК (до моменту передачі справи судді для розгляду), та звернення до виконання судових рішень посадовими інструкціями покладено на секретарів суду. Під час розгляду справ, обов’язок внесення відомостей про їх рух та результати розгляду покладено відповідно на помічників суддів та секретарів судових засідань.

Протягом першого півріччя 2016 року за ведення статистичної роботи в суді була відповідальною заступник керівника апарату суду Шумик І.С., яка має вищу юридичну освіту та стаж роботи за спеціальністю 9 років 5 місяців та провідний спеціаліст Мусій Д.О., який має вищу юридичну освіту та стаж роботи за спеціальністю 2 роки і 9 місяців.

З метою вдосконалення професійних навичок працівників суду головою суду було затверджено Програму виробничого навчання працівників суду на 2016 рік, яке проводиться в останню п’ятницю кожного місяця. Тематика кожного із вказаних навчань включає: питання загального характеру, питання щодо проходження державної служби, питання антикорупційного законодавства, питання процесу, зміни та доповнення до чинного законодавства. За організацію та проведення навчань у 2015 році заступник керівника апарату Шумик І.С. Окрім того, консультант суду невідкладно ознайомлює суддів та працівників апарату суду із змінами до чинного законодавства України, у разі їх прийняття та опублікування.

На протязі звітного періоду були проведені апаратні наради суддів та працівників апарату суду, на яких обговорювалися та аналізувалися причини виявлених недоліків, що допускалися у звітному періоді, неодноразово наголошувалось, що для покращення роботи суду необхідно більше уваги приділяти первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, що надходять до суду в КП «Д-3», вживати вичерпних заходів в частині своєчасного та повного наповнення автоматизованої системи, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів», інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів.

Крім того, працівниками відповідальними за заповнення документів первинного обліку та складання звітності постійно опрацьовується інформація для користувачів КП «Д-З», а саме умови формування та методичні рекомендації щодо формування відповідних форм звітності, які знаходяться на диску «С».

У версії 3.17 КП «Д-3» державним підприємством «Інформаційні судові системи» розроблено новий функціонал, який дозволяє передавати та отримувати офіційні статистичні звіти, підписані електронним цифровим підписом, за допомогою електронної системи документообігу суду виключно в електронному вигляді.

З метою ознайомлення з особливостями роботи нового функціоналу формування та відправки статистичної звітності 23.06.2016 заступник керівника апарату Шумик І.С. та консультант суду Мусій Д.О. взяли участь у семінарському занятті в режимі відеоконференцзв’язку, що проводився спеціалістами навчального центру ДП «ІСС» на тему «Логістика статистичних звітів».

Згідно вказаних інструкцій судом щопівроку та щорічно складаються звіти за формами 1, 1-1, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 6-8, 10. Крім того, щоквартально надсилаються звіти за формами 1-1-ОП, 1-Л, 10.

За фомування звітів форм № 1, 1-1, 1-1 ОП, 2-3 розділів форми 4, 6-8 відповідає заступник керівника апарату Шумик І.С., а за формування форм 2-А, 2-Ц, 3,  1 розділу форми 4, 10 – консультант Мусій Д.О.

Протягом 2015 року звіти до ТУ ДСА України в Волинській області подавали в два етапи, перший – в електронному вигляді згідно графіку прийому відомчих звітів, другий – надсилалися на паперових носіях простою поштою після погодження працівниками теруправління електронних варіантів.

Крім того, судом на виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17.01.2014 № 9  «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» судом на веб-сайті суду у рубриці «Показники діяльності суд за півріччя та рік» оприлюднені звіти про стан здійснення правосуддя судом у 2015 році.

Визначальна роль в забезпеченні достовірності інформації, яка вноситься до статистичних звітів, відводиться правильному веденню первинного обліку.

З лютого 2012 року діловодство в суді ведеться за допомогою оновленої комп’ютерної програми – КП «Д-3». Працівниками суду протягом звітного року постійно проводиться робота по узагальненню проблемних питань, що виникають у зв’язку з некоректною роботою КП «Д-3». Головним спеціалістом з інформаційних технологій по мірі можливості усуваються проблеми, які виникли у роботі з КП "Д-3".

Усі судові справи та матеріали, що надходять до суду та підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, не пізніше наступного робочого дня передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

Реєстраційні та контрольні журнали, передбачені номенклатурою суду, прошиті, скріплені гербовою печаткою суду та підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований, відповідно до вимог, встановлених Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі – інструкція з діловодства).

Відповідно до Інструкції з діловодства на кожну заяву, скаргу, справу заводиться  обліково-статистична картка. На цій ділянці роботи основним завданням відповідальних осіб є правильне і якісне заповнення картки. Проте, зустрічаються випадки неправильного та неповного внесенні інформації до обліково-статистичних карток секретарями суду, секретарями судових засідань та помічниками суддів. Найтиповішими помилками є: не внесення чи не повне внесення даних щодо учасника процесу (щодо потерпілих у кримінальних справах та провадженнях), не заповнення інформації про причини перенесення розгляду справи, не внесення даних щодо зупинення провадження у справах,  застосування запобіжного заходу, щодо окремих постанов, щодо зупинення та відновлення провадження по кримінальних справах та провадженнях, невірне відображення причин перенесення розгляду справ та проваджень, некоректне заповнення інформації про сплату чи присудження до стягнення судового збору тощо. 

Відповідно до посадової інструкції помічника Іваничівського районного суду Волинської області у відповідній обліково-статистичній картці помічниками суддів вказується номер рядка статистичного звіту. Проте, мали місце випадки недодержання відповідальними особами вищевказаних вимог, а саме невірне визначення рядка статистичного звіту. В ході підготовки до складання відомчих звітів вказані недоліки було усунуто.

Крім того, помічниками суддів, відповідно до покладених посадовою інструкцією обов’язків, заповнюються картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи та провадження. В основному дані вказуються правильно, однак, зустрічалися випадки невнесення даних до картки. Крім того, по декількох кримінальних справах та провадженнях було виявлено невідповідності показників матеріалам кримінальної справи. Вказані недоліки було усунуто під час обробки карток за допомогою КП «Д-3».

Щоквартально відповідальними особами суду та ТУ ДСА України в Волинській області проводилися звірки повноти надходження карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальні справи і провадження.

Щоквартально судом проводиться аналіз відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справ, а також аналіз правильності заповнення карток обліку сум шкоди та карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та провадження, та відповідності закодованої в них інформації матеріалам кримінальних справ та проваджень. При проведенні зазначених аналізів звіряються дані обліково-статистичних карток з матеріалами справи, що значно полегшує роботу при складанні річних та піврічних звітів.

Працівниками апарату суду постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції Державної судової адміністрації України щодо належного та правильного оформлення, складання відомчих звітів по кожній формі окремо, ведення судового діловодства та статистики, інструктивні та методичні матеріали щодо користування програмно-технологічними засобами за допомогою яких формуються звіти.

Внаслідок наполегливої праці працівників апарату суду відомчі звіти за 2015 рік здано лише з 1 помилкою, яка виникла внаслідок внесення виправлення в ОСК у 2 півріччі 2015 року у справі, що була розглянута судом у першому півріччі 2015 року.

З метою забезпечення оперативного та якісного розгляду   справ у   суді періодично проводиться узагальнення причин порушення строків розгляду справ та аналізуються причини скасування та зміни судових рішень. Зміст порушень норм матеріального і процесуального права, які стали причиною скасування та зміни судових рішень в апеляційному порядку, доводиться до відома усіх суддів, з метою їх недопущення в майбутньому.

Протягом звітного періоду Іваничівським районним судом Волинської області до ЄДРСР  надсилались   копії  всіх судових  рішень  ( крім тих рішень, що є забороненими для оприлюднення) виключно  в  електронній  формі  з використанням електронного  цифрового підпису та з відміткою щодо набрання рішенням суду законної сили. Рішення до ЄДРСР направляються з дотриманням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» (зі змінами та доповненнями), Закону України «Про доступ до судових рішень».

Іваничівським районним судом Волинської області рішення скеровуються до ЄДРСР щоденно. Спорстерігаються незначні порушення термінів надіслання рішень до ЄДРСР. Головою суду постійно постійно наголошується на недопустимість порушення строків відправлення судових рішень до ЄДРСР та на відповідальність  за невиконання та неналежне виконання посадових обов’язків.

Щоквартально узагальнюється інформація про вжиті судом заходи в частині скерування копій судових рішень на адресу інформаційно-технічного адміністратора Реєстру та направляється до ТУ ДСАУ в Волинській області. Головою суду здійснюється контроль за своєчасністю та повнотою направлення рішень шляхом звірки показників розглянутих справ із направленими судовими рішеннями в КП «Д-3» та ЄДРСР. В Іваничівському  районному суді спостерігається стовідсоткове наповнення Реєстру.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками судового процесу судових повісток, повідомлень та інших судових документів про рух судових справ, у місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції з 17 червня 2013 року запроваджено порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду.

Інформація про порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду була доведена Іваничівським районним судом Волинської області  до відома громадян через засоби масової інформації, також розміщена інформація на дошці оголошень в приміщенні суду та на офіційному веб – сайті Іваничівського районного суду Волинської обласної.

Окрім того, щомісяця направляється до  ТУ ДСА України в Волинській області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження).

При підготовці до складання відомчих звітів за перше півріччя 2016 року, перевіряючи обліково-статистичні карки в КП «Д-3» на відповідність даних матеріалам справ, виявлено незначну кількість помилок, що допущені працівниками апарат суду при заповненні ОСК, що свідчить про підвищення їх професійного рівня та належне виконання посадових обов’язків.

З огляду на вищевикладене, можна зробити висновок, що робота в Іваничівському районному суді Волинської області ведеться на належному рівні.

З метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів необхідно:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку в КП «Д-3»

- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

 - під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням первинного обліку та судової статистики приділяти увагу вивченню положень Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України та інших нормативно-правових актів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- вживати заходів щодо недопущення порушень виконавської дисципліни; сумлінно виконувати посадові обов’язки; постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти.

Голова суду                                                                                                           А.А. Шумський

Шумик 21348