Аналіз стану обліково-статистичної роботи в Іваничівському районному суді Волинської області у 2022 році

Аналіз стану обліково-статистичної роботи

в Іваничівському районному суді  Волинської області у 2022 році

Аналіз стану обліково-статистичної роботи проведено на виконання п. 3.5 постанови колегії територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області від 24.02.2012 року № 1/2, плану роботи Іваничівського районного суду на 1 квартал 2023 року та листа ТУ ДСА України в Волинській області від 23.12.2022 № 3454/03-21.

Діловодство в Іваничівському районному судді Волинської області ведеться за допомогою КП «Д-3», відповідно і реєстрація та облік інформації ведуться автоматизовано.

Обліково-статистична робота в суді ведеться відповідно до  «Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах України» затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (далі – інструкція з діловодства), Положення про автоматизовану систему документообігу суду, із змінами та доповненнями, затвердженого рішенням Ради суддів України від  02.04.2015 № 25 та погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 02.04.2015 № 45.

В Іваничівському районному суді Волинської області обов’язок щодо обліку справ, реєстрації їх у відповідних ОСК (до моменту передачі справи судді для розгляду), та звернення до виконання судових рішень посадовими інструкціями покладено на секретарів суду. Під час розгляду справ обов’язок внесення відомостей про їх рух та результати розгляду покладено на помічників суддів та секретарів судових засідань.

Протягом 2022 року за ведення статистичної роботи в суді була відповідальною заступник керівника апарату суду Шумик І.С., яка має вищу юридичну освіту та стаж роботи за спеціальністю 15 років 11 місяців та провідний спеціаліст Мусій Д.О., який має вищу юридичну освіту та стаж роботи за спеціальністю 9 років 3 місяці.

З метою вдосконалення професійних навичок працівників суду головою суду було затверджено Програму виробничого навчання працівників суду на 2022 рік, яке проводиться в останню п’ятницю кожного місяця. Тематика кожного із вказаних навчань включає: питання загального характеру, питання щодо проходження державної служби, питання антикорупційного законодавства, питання процесу, зміни та доповнення до чинного законодавства. За організацію та проведення навчань у 2022 році відповідала заступник керівника апарату Шумик І.С. Окрім того, провідний спеціаліст Мусій Д.О. невідкладно ознайомлює суддів та працівників апарату суду зі змінами до чинного законодавства України, у разі їх прийняття та опублікування.

У 2022 році працівники, відповідальні за обліково-статистичну роботу, також працювали над підвищенням свого професійного рівня, шляхом взяття участі у семінарах в онлайн форматі на платформі zoom.

Заступник керівника апарату Шумик І.С.:

- 17 березня 2022 року в Національній школі суддів України пройшла підготовку працівників апаратів та підвищення рівня кваліфікації на семінарі «Здійснення правосуддя в умовах воєнного стану».

- 29 серпня 2022 року в Національній школі суддів України пройшла підготовку та підвищення рівня кваліфікації на семінарі «Організація бронювання військовозобов’язаних у судах в умовах воєнного стану в Україні».

- 13 вересня 2022 року в Національній школі суддів України пройшла підготовку та підвищення рівня кваліфікації на семінарі «Судових захист трудових прав в умовах воєнного стану в Україні» для керівників апаратів, начальників та спеціалістів служб управління персоналом місцевих та апеляційних судів.

- 14-16 вересня 2022 року в Національній школі суддів України пройшла підготовку та підвищення рівня кваліфікації за програмою «Підготовка керівників апаратів і заступників керівників апаратів, начальників та заступників начальників структурних підрозділів місцевих та апеляційних судів».

Провідний спеціаліст Мусій Д.О. пройшов підготовку та підвищення рівня кваліфікації на дистанційному курсі «Застосування Конвенції про захист прав людини та основоположних свобод та практики Європейського суду з прав людини. Судовий розгляд.» для працівників апаратів судів.

На протязі звітного періоду були проведені апаратні наради працівників апарату суду за участю суддів, на яких обговорювалися та аналізувалися причини помилок, що допускалися у звітному періоді, неодноразово наголошувалось, що для покращення роботи суду необхідно більше уваги приділяти первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, що надходять до суду в КП «Д-3», вживати вичерпних заходів в частині своєчасного та повного наповнення автоматизованої системи, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів», інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки до звітів.

Крім того, працівниками відповідальними за оформлення документів первинного обліку та складання звітності постійно опрацьовується інформація для користувачів КП «Д-З», а саме умови формування та методичні рекомендації щодо формування відповідних форм звітності, які знаходяться на диску «С».

Наказом   ДСА України від 23.06.2018 № 325 затверджено форми річної звітності:

№ 1-а "Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства";

№ 1-п "Звіт судів першої інстанції щодо розгляду справ про адміністративні правопорушення"; 

№ 1-к "Звіт судів першої інстанції про розгляд матеріалів кримінального провадження";

№ 1-ц "Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства";

№ 6 "Звіт про кількість осіб, притягнутих до кримінальної відповідальності та види кримінального покарання";

№ 7 "Звіт про склад засуджених"; 

№ 8 "Звіт про неповнолітніх засуджених".

За формування звітів форм № 1-к, № 1-мзс, 1-ЄЗ (кримінальне судочинство), 6-7-8 відповідає заступник керівника апарату Шумик І.С., а за формування форм № 1-мзс, 1-ЄЗ  (цивільне та адміністративне судочинство, адміністративні правопорушення), № 1-А, № 1-Ц, № 1-п,  № 10 – провідний спеціаліст Мусій Д.О.

Протягом 2022 року звіти до ТУ ДСА України в Волинській області подавали за допомогою функцій комп’ютерної програми «Діловодство-3». Крім того, судом на виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17.01.2014 № 9  «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» судом на веб-сайті суду у рубриці «Показники діяльності» розділі «Статистичні звіти» оприлюднені звіти про стан здійснення судом правосуддя у 2021 році.

Визначна роль в забезпеченні достовірності інформації, яка вноситься до статистичних звітів, У суді відводиться правильному веденню первинного обліку.

З лютого 2012 року діловодство в суді ведеться за допомогою оновленої комп’ютерної програми – КП «Д-3». Працівниками суду протягом звітного року постійно проводиться робота по узагальненню проблемних питань, що виникають у зв’язку з некоректною роботою КП «Д-3». Головним спеціалістом з інформаційних технологій по мірі можливості усуваються проблеми, які виникли у роботі з КП "Д-3".

Усі судові справи та матеріали, що надходять до суду та підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, не пізніше наступного робочого дня передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

Реєстраційні та контрольні журнали, передбачені номенклатурою суду, прошиті, скріплені гербовою печаткою суду та підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований, відповідно до вимог, встановлених Інструкцією з діловодства

Відповідно до Інструкції з діловодства на кожну заяву, скаргу, справу заводиться  обліково-статистична картка. На цій ділянці роботи основним завданням відповідальних осіб є правильне і якісне заповнення картки. Проте, зустрічаються випадки неправильного та неповного внесенні інформації до обліково-статистичних карток секретарями суду, секретарями судових засідань та помічниками суддів. Найтиповішими помилками є: не внесення чи не повне внесення даних щодо учасника процесу (щодо потерпілих у кримінальних справах та провадженнях), не заповнення інформації про причини перенесення розгляду справи, не внесення даних щодо зупинення провадження у справах,  застосування запобіжного заходу, щодо зупинення та відновлення провадження по кримінальних справах та провадженнях, невірне відображення причин перенесення розгляду справ та проваджень, некоректне заповнення інформації про сплату чи присудження до стягнення судового збору тощо.

Відповідно до посадової інструкції помічника Іваничівського районного суду Волинської області у відповідній обліково-статистичній картці помічниками суддів вказується номер рядка статистичного звіту. Проте, мали місце випадки недодержання відповідальними особами вищевказаних вимог, а саме невірне визначення рядка статистичного звіту або не визначення рядка статистичного звіту взагалі. В ході підготовки до складання відомчих звітів вказані недоліки було усунуто.

Крім того, відповідно до покладених посадовою інструкцією обов’язків, помічники суддів заповнюють також картки на осіб, щодо яких судом розглянуті кримінальні провадження, та картки обліку сум шкоди, завданої злочином. В переважній більшості дані вказуються правильно та своєчасно, однак, зустрічалися випадки часткового внесення даних до картки, а також одиничні випадки не заповнення карток на осіб та карток обліку сум шкоди. Вказані недоліки було усунуто під час обробки карток за допомогою КП «Д-3».

Щоквартально, особами, відповідальними за ведення обліково-статистичної роботи та канцеляріє суду провадиться звірка повноти надходження до канцелярії Іваничівського районного суду Волинської області карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні провадження, про що складається відповідний акт. Крім того, інформація про кількість сформованих карток на осіб за відповідний квартал надсилається до ТУ ДСА України в Волинській області.

Щоквартально судом проводиться і аналіз відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справ, а також аналіз правильності заповнення карток обліку сум шкоди та карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні провадження, та відповідності закодованої в них інформації матеріалам кримінальних проваджень. При проведенні зазначених аналізів звіряються дані обліково-статистичних карток з матеріалами справи, що значно полегшує роботу при складанні річних звітів. Із зазначеними аналізами відповідальні працівники ознайомлюються під підпис. Крім того, зазначені аналізи обговорюються на апаратних нарадах.

Працівниками апарату суду постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції Державної судової адміністрації України щодо належного та правильного оформлення, складання відомчих звітів по кожній формі окремо, ведення судового діловодства та статистики, інструктивні та методичні матеріали щодо користування програмно-технологічними засобами за допомогою яких формуються звіти.

З метою забезпечення оперативного та якісного розгляду   справ у   суді періодично проводиться узагальнення причин порушення строків розгляду справ та аналізуються причини скасування та зміни судових рішень. Зміст порушень норм матеріального і процесуального права, які стали причиною скасування та зміни судових рішень в апеляційному порядку, доводиться до відома усіх суддів, з метою їх недопущення в майбутньому.

Протягом звітного періоду Іваничівським районним судом Волинської області до ЄДРСР  надсилались копії  всіх судових  рішень  (крім тих рішень, що є забороненими для оприлюднення) виключно  в  електронній  формі  з використанням електронного  цифрового підпису та з відміткою щодо набрання рішенням суду законної сили. Рішення до ЄДРСР направляються з дотриманням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» (зі змінами та доповненнями), Закону України «Про доступ до судових рішень».

Іваничівським районним судом Волинської області рішення скеровуються до ЄДРСР щоденно. Спостерігаються незначні порушення термінів надіслання рішень до ЄДРСР. Головою суду постійно наголошується на недопустимість порушення строків відправлення судових рішень до ЄДРСР та на відповідальність  за невиконання та неналежне виконання посадових обов’язків.

Щоквартально узагальнюється інформація про вжиті судом заходи в частині скерування копій судових рішень на адресу інформаційно-технічного адміністратора Реєстру та направляється до ТУ ДСА України в Волинській області. Головою суду здійснюється контроль за своєчасністю та повнотою направлення рішень шляхом звірки показників розглянутих справ із направленими судовими рішеннями в КП «Д-3» та ЄДРСР. В Іваничівському  районному суді спостерігається стовідсоткове наповнення Реєстру.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками судового процесу судових повісток, повідомлень та інших судових документів про рух судових справ, у місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції з 17 червня 2013 року запроваджено порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду.

Інформація про порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду була доведена Іваничівським районним судом Волинської області  до відома громадян через засоби масової інформації, також розміщена інформація на дошці оголошень в приміщенні суду та на офіційному веб – сайті Іваничівського районного суду Волинської області.

При підготовці до складання відомчих звітів за 2022 рік, перевіряючи обліково-статистичні карки в КП «Д-3» на відповідність даних матеріалам справ, виявлено незначну кількість помилок, що допущені працівниками апарату суду при заповненні ОСК, що свідчить про підвищення їх професійного рівня та належне виконання посадових обов’язків.

Здійнюючи підготовку до здачі звітів за 2022 рік, працівниками апарату суду, відповідальними за ведення судової статистики, в черговий раз створено екселівські файли по кожній  формі звітності, куди з матеріалів справ вноситься необхідна для звітів інформація. В подальшому відомості з даних файлів звіряються з інформацією, що знаходиться в обліково-статистичних картках в КП «Д-3». Даний підхід дає можливість не лише перевірити правильність заповнення обліково-статистичних карток, а й уникнути виправлень у звітах.

З огляду на вищевикладене, можна зробити висновок, що робота в Іваничівському районному суді Волинської області ведеться на належному рівні.

З метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів необхідно:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку в КП «Д-3»

- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

 - під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням первинного обліку та судової статистики приділяти увагу вивченню положень Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України та інших нормативно-правових актів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також інформації щодо оновлень КП «Д-3»;

- вживати заходів щодо недопущення порушень виконавської дисципліни; сумлінно виконувати посадові обов’язки; постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти.

В. о. голови суду                                                                                                          Ігор БАХАЄВ

Шумик Інна 21348