Аналіз обліково-статистичної роботи суду за2012 рік

Аналіз стану обліково-статистичної роботи

в Іваничівському районному суді  Волинської області у 2012 році

Аналіз стану обліково-статистичної роботи проведено на виконання п. 3.5 постанови колегії територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області від 24.02.2012 року № 1/2, плану роботи Іваничівського районного суду на 4 квартал 2012 року та листа ТУ ДСА України в Волинській області від 26.12.2012 року № 2580/03-25.

Протягом 2012 року за ведення статистичної роботи в суді були відповідальними: заступник керівника апарату суду Шумик І.С. та консультант суду Немеш Ю.С., які мають вищу юридичну освіту та стаж роботи за спеціальністю відповідно 6 років та 2 роки.

З метою фахового навчання та удосконалення знань керівник апарату суду  Мороко С.В. взяв участь в одноденному семінарському навчанні, яке проводилосьтериторіальним управлінням ДСА України в Волинській області 25.12.2012 року.

З метою вдосконалення професійних навичок працівників суду головою суду було затверджено Програму виробничого навчання працівників суду на 2012 рік, яке проводилось в останній четвер кожного місяця. Тематика кожного із вказаних навчань включає: питання загального характеру, питання процесу, зміни та доповнення до чинного законодавства. За організацію та проведення навчань у 2012 році відповідали заступник керівника апарату Шумик І.С. та консультант суду Немеш Ю.С.

Працівники суду, відповідальні за ведення статистичної роботи, постійно працюють над рівнем самоосвіти, вивченням методичних рекомендацій та наказів ДСА України, які стосуються обліково-статистичної роботи, зокрема:

1)            № 68 від 27.06.2006р. «Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» (із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України № 115 від 04.11.2009 , № 168 від 15.12.2011 , № 75 від 03.07.2012 , № 101 від 04.09.2012 , № 109 від 25.09.2012, № 156 від 16.11.2012);

2)            № 55 від 20.06.2006 р. „Про затвердження форм звітності про розгляд справ апеляційними і місцевими (господарських судів) та Інструкції щодо їх заповнення і подання ” (із змінами і доповненнями, внесеними Наказами Державної судової адміністрації України № 15 від 20.02.2008 , № 63 від 01.06.2009 , № 95 від 25.05.2011, № 73 від 02.07.2012);

3)            № 82 від 17.06.2010р. “Про затвердження форми звітності № 1-ОП „Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ та Інструкції щодо її заповнення ”;

4)            № 51 від 29.04.2009 р. «Про затвердження форми тимчасового статистичного звіту № 1-Л про розгляд загальними місцевими та апеляційними судами кримінальних справ за статтями 209, 209-1, 306 КК України та Інструкції щодо її заповнення і подання»;

5)            № 32/04 від 18.03.2004 року «Про затвердження форми статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, та Інструкції щодо її заповнення» (із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації № 4 від 14.01.2005, № 87 від 22.08.2007, № 23 від 20.02.2012);

6)            № 153 від 14.11.2012 р. «Про затвердження форм звітності про стан судимості та склад засуджених ».

7)             Згідно вказаних інструкцій судом щопівроку та щорічно відправляються звіти за формами 1, 1-1, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5, 6-8. Крім того, щоквартально надсилаються звіти за формами 1-ОП та 1-Л.

Вищевказані форми звітів зберігаються у відповідних окремих справах, належним чином оформлені та підписані.

Визначальна роль в забезпеченні достовірності інформації, яка вноситься до статистичних звітів, відводиться правильному веденню первинного обліку.

З лютого 2012 року діловодство в суді ведеться за допомогою оновленої комп’ютерної програми – КП «Д-3».

Судом протягом звітного року постійно проводиться робота по узагальненню проблемних питань, що виникають у зв’язку з некоректною роботою КП «Д-3». Так, протягом вказаного періоду було виявлено порушення номерації при присвоєнні документам вихідних номерів та зникнення в базі даних КП «Д-3» документів по справах. Дана інформація скеровувалася на адресу ДП «ІСС» для вжиття відповідних заходів. Необхідно зазначити, що якщо перша проблема була вирішена, то друга все ще залишається.

Реєстрація справ і матеріалів проводиться за допомогою КП «Д-3» згідно з індексами, що передбачені п.3.8 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді. Під час підготовки до звітного періоду було виявлено порушення присвоєння номерів провадження адміністративним та цивільним справам, що надходили та реєструвалися протягом 2012 року, та відповідно помилкового присвоєння вищевказаним справам, що надійшли та були розглянуті у 2011 році - номеру провадження за 2012 рік. В результаті чого, відповідальними працівниками було складено довідки про причини помилок. Також було виявлено порушення черговості присвоєння номерів провадження у адміністративних та цивільних справах, що надходили та реєструвалися протягом 2012 року.

Усі судові справи та матеріали, що надходять до суду та підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, не пізніше наступного робочого дня передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

Реєстраційні та контрольні журнали, передбачені номенклатурою суду, прошиті, скріплені гербовою печаткою суду та підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований, відповідно до вимог, встановлених п.1.12 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді на кожну заяву, скаргу, справу заводиться обліково-статистична картка. На цій ділянці роботи основним завданням відповідальних осіб є правильне і якісне заповнення картки. Проте, зустрічаються випадки неправильного та неповного внесенні інформації до обліково-статистичних карток секретарями суду, секретарями судових засідань та помічниками суддів. Найтиповішими помилками є: не внесення даних щодо учасника процесу (щодо потерпілих у кримінальних справах), не заповнення інформації про причини перенесення розгляду справи, не внесення даних щодо зупинення провадження у справах, застосування запобіжного заходу, не внесення даних щодо окремих постанов. Стан організації роботи канцелярії суду за період з 01.01.2012 по 19.03.2012 року детально висвітлено в аналізі організації роботи канцелярії суду, проведеному керівником апарату суду у 1 кварталі 2012 року.

Відповідно до посадової інструкції помічника Іваничівського районного суду Волинської області у відповідній обліково-статистичній картці помічниками суддів вказується номер рядка статистичного звіту. Проте, мали місце випадки недодержання відповідальними особами вищевказаних вимог. В ході підготовки до складання відомчих звітів вказані недоліки було усунуто.

Крім того, помічниками суддів, відповідно до покладених посадовою інструкцією обов’язків, заповнюються картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи. В основному дані вказуються правильно, однак, зустрічалися випадки невнесення даних до картки, а саме відсутність будь-якого показника у пунктах 8, 9, 10, 12; відсутність показника у пунктах 18б та 18 в. Крім того, по декількох кримінальних справах було виявлено невідповідності показників матеріалам кримінальної справи. Вказані недоліки було усунуто під час обробки карток за допомогою КП «Д-3». Також зустрічаються випадки подання карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи без підписів відповідного судді, який перевірив картку, та особи, яка її склала. Тому, з метою вивчення стану та на виконання вимог пункту 6 постанови колегії ТУ ДСА України в Волинській області № 1/2 від 24.02.2012 року, плану роботи Іваничівського районного суду Волинської області протягом 2012 року заступником керівника апарату суду Шумик І.С. та консультантом суду Немеш Ю.С. щоквартально проводились аналізи правильності заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, та відповідності закодованої в них інформації матеріалам кримінальних справ, розглянутих у 2012 році.

Щоквартально судом з ТУ ДСА України в Волинській області проводилися звірки повноти надходження карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальні справи, та талонів, які надсилались до ТУ на паперових носіях та вводились в КП «Д-3». Електронні посилки карток щомісячно надсилаються до територіального управління, по справах, рішення по яких набрали законної сили у відповідних звітних періодах, а також до апеляційного суду Волинської області по справах, які розглядались в апеляційній інстанції.

При запровадженні повної автоматизації судової статистики та автоматичного розрахунку всіх форм звітності, на нашу думку, вдасться уникнути помилок, забезпечити повноту та достовірність статистичних даних. Важливу роль при цьому має і систематичне поглиблення знань працівниками суду, підвищення рівня виконавської дисципліни та самоорганізації.

З огляду на вищевикладене, з метою належної  організації обліково-статистичної роботи необхідно:

помічникам суддів Іваничівського районного суду продовжувати зазначати на обкладинці кожної справи номер рядка статистичного звіту, заповнювати картки на осіб, щодо яких розглянуто кримінальні справи, у відповідності до обвинувального висновку та вироку суду та правильно і повно вносити інформацію до обліково-статистичних карток;

секретарям судових засідань, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, своєчасно та в належному стані здавати судові справи до канцелярії суду, правильно і повно вносити інформацію до обліково-статистичних карток на стадії розгляду справи;

секретарям суду зосередити увагу на первинній реєстрації та обліку справ та матеріалів, які надішли до суду, на якісному та вчасному заповненні обліково-статистичних карток;

старшому секретареві суду щоквартально здійснювати перевірку щодо відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи, посилити контроль за виконанням працівниками канцелярії функціональних обов’язків;

працівникам апарату суду постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти та детально опрацьовувати функції КП «Д-3» - у разі виявлення помилок, повідомляти головного спеціаліста з інформаційних технологій для ужиття відповідних заходів.